Pisanie e-maili w dzisiejszych czasach jest jak pisanie listów, nie dziwi więc zastanawianie się czy zachować w nim takie same zasady jak w przypadku pisania na papierze. Części osób przychodzi to łatwo innym jednak trzeba troszeczkę pomóc.
Zatem jak napisać maila i zrobić to dobrze?
Wszystko zależy od tego czy będzie to mail prywatny, w którym chcesz przesłać na przykład zdjęcia z wakacji czy oficjalna wiadomość kierowana między innymi do urzędów lub pracodawcy. W pierwszym wypadku nie musisz zwracać się oficjalnie i specjalnie przejmować się netykietą i ogólnie przyjętymi normami, jednak w wariancie drugim sytuacja staje się trudniejsza.
Pisząc oficjalnego e-maila należy pamiętać o zachowaniu wszelkich społecznie przyjętych form grzecznościowych takich jak „Szanowna Pani” w nagłówku. Ważne jest także, aby nie „bawić się” za dużo z czcionką i użyć takiej, obsługiwanej przez wszystkie komputery, np. Arial, jest modny, wygodny w odczycie i zaimplementowany do każdego systemu operacyjnego.
Co prawda czcionki mailowe są umieszczone na serwerach, jednak jeśli ktoś będzie chciał naszego maila wydrukować to może się bardzo nie miło zaskoczyć jeśli z drukarki wyjdą mu popularnie nazywane przez laików „kwadraciki”. Bo właśnie nie zainstalowana czcionka jest pokazana jako prostokąt równoboczny w polu tekstowym i na kartce po druku.
Pisząc takiego maila nie należy również „kombinować” z justowaniem tekstu, najczęściej oficjalne e-maile są wyrównane do lewej strony, przyjęło się, że jest to najwygodniejsza forma do odczytania. Nie radzi się także robienia wcięcia w akapicie za pomocą Spacji lub Tabulatora ponieważ może to także „namieszać” podczas wydruku takiej wiadomości.
Akapity bardzo wygodnie można oddzielić podwójnym wciśnięciem klawisza Enter, będzie to wyglądało tak samo jak oddzielenie akapitów w tym tekście. Na koniec wypadałoby się także podpisać, mimo że Twój adres e-mailowy pojawi się u odbiorcy wiadomości, to nie zawsze tym adresem jest Twoje imię i nazwisko. Pamiętaj aby wszystkie zwroty grzecznościowe były napisane z wielkiej litery!
Jest to warunek konieczny, jeśli chcesz być dobrze odebrany, to samo dotyczy niewinnych „ogonków”, interpunkcji i ortografii, zdania zaczynaj z wielkiej litery. Staraj się także pisać w sposób nie wyniosły, ale poważny. Jako przykład porównam dwie formy tego samego zdania:
-„pisze do pana w sprawie”
-„Zdecydowałem się napisać do Pana ponieważ”
Sam zdecyduj którą formę tego zdania wolałbyś zaadresować do samego siebie. Przygotowałem dla Ciebie również szkielet wiadomości e-mail która będzie nadawała się do oficjalnego wykorzystania. szkielet ten będziesz mógł bez problemu zredagować według własnych potrzeb.
Szanowny Panie (…)/Szanowna Pani (…)/Witam – Wybierz jedną z dwóch form, wybierając firmę „Szanowny Panie (…)/Szanowna Pani (…)” zamiast nawiasu z wielokropkiem wpisz imię i nazwisko osoby do której daną wiadomość kierujesz, pamiętając o wielkich literach przy imieniu i nazwisku, tak jak powinno to wyglądać przy używaniu nazw własnych. Jeżeli zdecydujesz się na Witam nie musisz nic dopisywać, jest to forma równie miła i przede wszystkim uniwersalna.
Następnie musisz napisać treść wiadomości która powinna wyglądać tak:
Zdecydowałem się/Zdecydowałam się do Pana/Pani napisać ponieważ (…)
lub
Piszę do Pana/Pani ponieważ (…)
W tym miejscu znowu możesz wybrać dogodną dla Ciebie formą, którą uważasz za słuszną. W miejscu nawiasu z wielokropkiem opisz sprawę z którą zdecydowałeś się zgłosić do danej osoby.
Pamiętaj o tym, żeby nie pisać wielkimi literami. Z wielkiej litery zaczynaj tylko Zdania, nazwy własne i zwroty grzecznościowe ponieważ pisanie wielkimi literami może być uznane za nadgorliwe, spójrz proszę „NIE PISZ WIELKIMI LITERAMI PONIEWAŻ MOŻE TO ZOSTAĆ UZNANE ZA NADGORLIWE” – prawda, że potrafi to zakłuć w oczy?
Na koniec został już tylko podpis. Podpisuj się zawsze imieniem i nazwiskiem, używając wcześniej frazy dwóch wyrazów „Z poważaniem,”
Z poważaniem,
Karol Kowalski,
Oczywiście użyj własnego imienia i nazwiska, przecinek po podpisie nie jest wymagany, ale jednak jest on stosowany bardzo często. Jest za to on wymagany po frazie „Z poważaniem,”. Jeżeli dostaniesz odpowiedź kończącą się wyrażeniem:
-„Pozdrawiam,
Katarzyna Nowak”
To odpowiadając na tą wiadomość również możesz użyć frazy „Pozdrawiam”. Teoretycznie mógłbyś jej użyć nawet przy nawiązywaniu pierwszego kontaktu, jednak mogłoby to zostać odebrane bardzo różnie, zależnie od odbiorcy do którego będziesz pisać.
